התכונות המרכזיות של מערכת ה-IVR אותן ניתן להגדיר למרכזיה

ראשית כל, מה זה מערכת IVR:
Interactive Voice Response
זוהי בעצם טכנולוגיה אשר משרתת את לקוחות המרכזיות השונות, בה ניתן לנהל את תסריטי השיחה השונים בחכמה. החל מכניסת השיחה למרכזיה וניתובה במערכת ועד לצלילים המושמעים בזמן ההמתנה והפונקציונאליות אשר ניתנת לכל לחצן בהגדרת הלחצנים שבניווט.

מה אנחנו יודעים לעשות בעבורכם עם מערכות אלו:

ניהול השלוחות -

• ניתן לשייך שלוחות לקבוצות, מחלקות, שירותים וחטיבות שונות בחברה, לפיכך ניתן להעביר שיחות לקבוצות השונות לפי הצרכים השונים.

למשל: מוקד שירות טלפוני כגון 144, יגדיר קבוצה אחת לטלפניות של המוקד, אל קבוצה זו יועברו כל השיחות אשר מופנות למספר של 144. בנוסף יגדירו כי השיחות הנכנסות יצלצלו אצל הסוכן הראשון הפנוי. בצורה זו, המערכת מנהלת תורים לסוכנים ובכל פעם שסוכן סיים לדבר, הוא נכנס לרשימה כסוכן פנוי והוא זמין לקבל שיחה חדשה.

שלוחה זמינה/לא זמינה -

• ניתן להגדיר לחצן אשר מעביר את הסוכן למצב DND - Do Not Disturb, בשעה שהסוכן נמצא בפגישה או משהו כזה אשר מונע ממנו לקחת שיחות, המערכת יודעת לא להעביר אליו שיחות ובכך מונעת מקרים מביכים וזמני המתנה ארוכים ללקוחות.

ניתוב שיחות -

• ניתן להגדיר את עץ ניתוב השיחות בקלות כך שתמיד ישנו סדר מופתי בשלוחות החברה ולא צריך להתרוצץ ולעשות רישום מקיף של השלוחות, שוב ושוב.

מענה קולי -

• ניתן להקליט לכל סוכן במרכזיה, תא קולי משלו, הודעות שיושארו לו יעברו לכרטיס הלקוח הרלוונטי, במידה ולא קיים לקוח במערכת, תדע מערכת Kala CRM לפתוח פנייה חדשה מהמספר המחייג ולשייך אליו את ההקלטה שביצע.

מוקד השארת הודעות/מענה אנושי 24/7 -

• ישנם מוקדים שונים אשר מהווים גיבוי עורפי לשיחות שלא נענו במשרדכם, אנו מספקים להם עמוד נחיתה מסודר בו הם מזינים פניות לפי תסריט שנקבע להם. פניות אלו נכנסות למערכת ומסודרות במקומן, לרוב גם נהוג לתת לפניות אלו עדיפות גבוהה משום שעצם העובדה שהלקוח השקיע זמן ומאמץ והשאיר פרטים למוקדן השארת ההודעות, מעידה על היותו טיפה יותר רציני מסתם לקוח שמחייג אל החברה.

אל מוקד שכזה ניתן להעביר שיחות בכל מיני דרכים על ידי הגדרות ה-IVR בעזרתינו, שאלו אותנו על כך, מסתבר ששירותים אלו מסייעים המון לעסקים.